Search
  • Lương Thái

Vì sao không nên dùng Excel để quản lý thông tin sản phẩm?

Updated: Sep 4

Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin sản phẩm

Thông tin sản phẩm là yếu tố quan trọng quyết định đến vận hành sản xuất của một doanh nghiệp. Nếu thông tin sản phẩm sai lệch và bị nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng tới nhiều bộ phận khác nhau, sản xuất không đạt được năng suất tối đa, tiến độ bị trì hoãn.



Vì vậy thông tin sản phẩm của mỗi doanh nghiệp cần có một hệ thống tối ưu và hiệu quả cho từng quy mô nhất định để hạn chế tối đa rủi ro sản xuất. Cách đơn giản nhất rất nhiều doanh nghiệp từ xưa đến nay đang lựa chọn là dùng công cụ Excel. Đây là công cụ với hệ thống công thức khá rộng, tuy nhiên Excel vẫn có rất nhiều điểm yếu mà nhà quản lý cần biết để hạn chế tối đa sai sót trong sản xuất và quản lý thông tin sản phẩm.

Tại sao phương pháp quản lý bằng Excel với lượng lớn thông tin đang dần bị khai tử?

Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ giúp các doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công sức trong việc ghi chép sổ sách. Quản lý hàng hóa bằng excel là cách người quản lý ghi lại thông tin sản phẩm và thiết lập bộ công thức cho từng quy trình xuất - nhập - tồn.

Excel đã mở ra một cách làm mới mẻ và hiệu quả thay thế cho sổ sách. Tuy nhiên việc quản lý thông tin sản phẩm, bằng Excel vẫn có những nhược điểm khiến cho doanh nghiệp đau đầu khi thực hiện. Điều quan trọng là rất dễ nhầm lẫn số liệu nếu không sử dụng hàm rành rọt, và đương nhiên là bạn sẽ tốn nhiều thời gian để nhập số liệu hơn. Các lỗi hay gặp nhất đối với những doanh nghiệp quản lý sản phẩm dựa vào Excel:

  • Thông tin vẫn bị sai lệch và không chính xác do nhập bằng tay Để quản lý thông tin bằng excel thì khá nhiều dữ liệu vẫn được nhập thủ công. Với khối lượng lớn thôn tin phức tạp thì việc nhập tay đơn thuần có thể dẫn đến nhiều sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện. Và khi không phát hiện kịp thời thì sẽ tạo ra những khó khăn trong việc chỉnh sửa và thiết lập lại bộ dữ liệu.

  • Thông tin khó đồng bộ Mặc dù Microsoft Excel phiên bản mới nhất (nếu mua bản quyền) đã có tính năng chỉnh sửa online và theo dõi các lượt chỉnh sửa theo người dùng và thời gian, việc đồng bộ thông tin trên Excel không hề dễ dàng với doanh nghiệp nhỏ không mua bản quyền Microsoft Office.

  • Khó đối chiếu hình ảnh sản phẩm Một điểm bất tiện của Excel là bản thân phần mềm này không hỗ trợ chỉnh sửa và quản lý thông tin dạng hình ảnh. Tuy nhiên hình ảnh sản phẩm lại là thông tin mà doanh nghiệp cần tra cứu rất nhiều. Một cách làm đường vòng là liên kết file Excel với một thư mục ảnh. Nhưng cách làm này khá mất công mỗi khi cập nhật ảnh, vì phải đặt tên ảnh theo đúng cú pháp nếu không muốn phải liên kết thủ công từng sản phẩm.

  • Khó chia sẻ với nhiều bộ phận trong và ngoài công ty Thông thường file excel quản lý thông tin sản phẩm chỉ được truy cập bởi bộ phận quản lý. Các bộ phận khác như Kho, sản xuất, vận chuyển ít khi được truy cập vì khó đảm bảo tính bảo mật thông tin. Hơn nữa các bộ phận này chỉ cần xem hoặc chỉnh sửa một nhóm thông tin về sản phẩm chứ không phải tất cả. Ngoài ra việc chia sẻ thông tin sản phẩm với khách hàng hay nhà phân phối cũng là vấn đề đau đầu khi thông tin được thay đổi.

  • Giao diện không thân thiện người dùng Excel có thể làm một công cụ mạnh về tính năng xử lý thông tin, nhưng Excel chưa bao giờ phù hợp với mục đích hiển thị thông tin trực quan. Tưởng tượng bạn cần tra cứu nhanh vị trí lưu kho của vật A, bạn sẽ không muốn mở máy tính ra, mở phần mềm Excel rồi thực hiện một loạt công thức để tìm ra thông tin đó đúng không. Chưa kể thông tin hiển thị như ma trận, khó mà nhìn lướt và tìm ra nhanh được.

Tối ưu việc quản lý thông tin sản phẩm bằng Lookuq Visual Product Catalog


Trong thời đại bùng nổ công nghệ như hiện nay, có vô vần các công cụ quản lý sản phẩm, rất nhiều sự lựa chọn cho doanh nghiệp. Mỗi một công cụ lại có những đặc điểm và thế mạnh riêng. Tuy nhiên nếu số lượng hàng hóa của bạn lớn, bạn muốn kiểm soát thông tin sản phẩm nhanh chóng mà không đủ kinh phí để thiết lập một hệ thống ERP cho riêng doanh nghiệp mình. Vậy giải pháp cho bạn không gì hiệu quả hơn Lookuq Smart Product Catalog.

Lookuq Smart Product Catalog được xây dựng trên nền tảng công nghệ AI về nhận diện hình ảnh dẫn đầu. Hơn hết chi phí quản lý và sử dụng thấp hơn nhiều so với ERP, Lookuq là sự lựa chọn hoàn hảo vì những lý do sau:

  • Đồng bộ và chỉnh sửa thông tin sản phẩm đơn giản Thông tin sản phẩm ban đầu của các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tự đồng bộ theo danh sách có sẵn. Các trường thông tin của mỗi sản phẩm sẽ được thêm/bớt/chỉnh sửa khá đơn giản và dễ dàng tùy theo thiết lập của người quản lý.



  • Phân loại dễ dàng với bộ lọc thông minh Lookuq được thiết lập một bộ lọc tùy biến theo thông tin mỗi doanh nghiệp cần tra cứu. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng người dùng có thể tự thiết lập bộ lọc riêng cho đơn vị mình để dễ dàng nhất trong việc tìm kiếm một lượng lớn sản phẩm có sẵn.

  • Thiết lập phân quyền với từng bộ phận linh hoạt Để tăng bảo mật, sự riêng tư và hạn chế thông tin không cần thiết cho các bộ phận cũng như những vị trí khác nhau của cùng một doanh nghiệp, người quản lý có thể phân quyền thông tin hiển thị của từng bộ phận bằng cách thiết lâp “Vai trò người dùng” tại Lookuq.

Tham khảo: Cách chia sẻ thông tin có kiểm soát trong doanh nghiệp


  • Tạo danh sách sản phẩm nhanh chóng Mỗi doanh nghiệp có thể tạo danh sách sản phẩm cố định hoặc cá nhân dựa vào nhu cầu của từng đơn vị. Đối với danh sách cố định, admin sẽ tạo sẵn và người dùng khác sẽ không có quyền chỉnh sửa thông tin. Đối với danh sách cá nhân, mỗi người dùng có thể tự tạo tùy ý cho tài khoản của mình để thuận tiện trong việc tra cứu theo nhóm/BOM.


  • Tìm kiếm thông tin với công nghệ AI Điểm đặc biệt nhất ở Lookuq so với các công cụ quản lý khác ở Việt Nam là tính năng nhận diện hình ảnh. Với tính năng này người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin sản phẩm chỉ với thao tác chụp hình sản phẩm hoặc tải lên hình ảnh có sẵn. Ngoài ra người dùng còn nhìn thấy được nhiều sản phẩm có hình dáng tương tự với sản phẩm tìm kiếm để so sánh các thông tin. Không chỉ có vậy, Lookuq còn hỗ trợ người dùng tìm kiếm sản phẩm bằng từ khóa và bằng mã vạch, còn gì tiện lợi hơn khi chúng ta có 3 chức năng tìm kiếm khác nhau trên cùng 1 sản phẩm.



  • Dễ dàng chia sẻ thông tin và tài liệu sản phẩm với khách hàng hay các nhà phân phối Khách hàng, đối tác hay các nhà phân phối sẽ luôn mong muốn có được thông tin sản phẩm mới nhất, đầy đủ nhất và chính xác nhất. Với nền tảng Lookuq bạn có thể dễ dàng chia sẽ thông tin và tài liệu sản phẩm đến các bên thứ ba bằng cách tạo tài khoản cho họ trên nền tảng Lookuq (bao gồm website và ứng dụng cho iOS, Android). Với hệ thống phân quyền chi tiết bạn là người quyết định ai được quyền xem hay chỉnh sửa thông tin nào. Tham khảo: Hệ thống Quản lý thông tin sản phẩm


Từ tất cả các tính năng trên chúng tôi tin rằng Lookuq Smart Product Catalog sẽ đem đến trải nghiệm hoàn toàn mới mẻ, tạo ra nhiều giá trị trong việc quản lý sản phẩm. Với Lookuq Smart Product Catalog, bạn sẽ có bộ từ điển sản phẩm trong lòng bàn tay. Dễ dàng quản lý - thuận tiện tra cứu là những gì chúng tôi mong muốn trợ giúp cho doanh nghiệp của bạn!

Liên hệ để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí với 100 sản phẩm đầu tiên của mỗi doanh nghiệp.


Liên hệ tại đây để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí với 100 sản phẩm đầu tiên.

Website: https://vi.sharitek.com/

Hotline: 0865000856

167 views

Product by Sharitek Ltd.

Business Inquiry

contact@sharitek.com

Customer Support

support@sharitek.com

Web App 200px.png
App Store 200px.png
Google Play 200px.png

Stay updated

  • Facebook
  • YouTube

Discover our visual search apps at

www.lookuq.com

Copyright © 2020 Sharitek. All rights reserved.